Werkbonnen automatiseren zonder overtypen

Automatiseren betekent hier niet dat er iets slims voor je gaat nadenken. Het betekent dat handwerk verdwijnt dat nu op kantoor gebeurt: overtypen, nabellen, doorbladeren en herinneringen sturen. Binnen BedrijfsStack gaat het om deze stappen:

• De monteur vult de bon in op locatie: uren, materiaal, foto's.
• De klant tekent op het scherm en de bon staat direct op kantoor.
• Kantoor keurt de bon goed en maakt er een factuur van.
• De factuur krijgt een doorlopend nummer en een PDF.
• Betalingsherinneringen gaan automatisch.

In veel bedrijven worden gegevens meerdere keren ingevoerd. De monteur schrijft het op de bon. Kantoor typt het over in een sjabloon. Daarna typt iemand het nog eens in het boekhoudpakket. Elke stap is een kans op een tikfout, en elke stap kost tijd die je niet declareert.

Het gevolg is meestal niet dramatisch, maar het sluipt erin: een factuur die een week later gaat, een post materiaal die vergeten wordt, een machine-uur dat nergens komt te staan. Wie de bon één keer goed invoert op locatie, hoeft die vragen niet meer op te lossen. Hoe de bon er dan uitziet, lees je bij werkbonnen app.

De kern van werkbonnen automatiseren is dat de factuur uit de bon komt, niet uit je hoofd. Zodra kantoor de werkbon heeft goedgekeurd, maak je er een factuur van. De uren, het materiaal en waar van toepassing machines, draaiuren, brandstof en kilometers gaan mee.

Facturen krijgen doorlopende nummers en een PDF. Voor je boekhouding exporteer je per factuur een UBL-bestand of je pakt een CSV. Stap voor stap staat dat in factuur maken uit werkbon. Voor de export zelf zie UBL export.

Achter betalingen aan bellen is werk dat niemand graag doet en dat daarom blijft liggen. BedrijfsStack stuurt automatische betalingsherinneringen, zodat je er niet elke keer aan hoeft te denken. Je regelt hoe dat werkt in betalingsherinnering automatisch.

Werkbonnen automatiseren loont voor bedrijven met meerdere mensen buiten en een paar tientallen bonnen per maand of meer. Je kunt beginnen met een module en de rest later aanzetten: modules en werkbonvelden zijn per bedrijf aan of uit te zetten.

Kosten: €59 per maand excl. btw incl. 5 medewerkers, of €149 per maand met eigen huisstijl incl. 10 medewerkers. Extra medewerker €5. Maandelijks opzegbaar, geen opzetkosten. Vraag je proefaccount aan per mail.

Het betekent niet dat alles vanzelf gaat en dat niemand meer kijkt. Kantoor keurt de werkbon goed voordat de factuur er komt, en dat is bewust zo. Er is geen directe koppeling met boekhoudpakketten zoals Exact, Moneybird of AFAS: je exporteert UBL of CSV en leest die in. Loonadministratie, GPS-tracking en belastingaangifte zitten er niet in.

Begin bij het knelpunt dat je nu de meeste tijd kost. Voor veel bedrijven is dat het moment tussen het afronden van de klus en het versturen van de factuur. Vraag jezelf af hoeveel dagen daar nu tussen zitten en wie het overtypt.

Zet daarna één stap tegelijk op: eerst de bon digitaal, dan de factuur uit de bon, dan de herinneringen. Je hoeft niet meteen alles te gebruiken. Heb je bijvoorbeeld geen behoefte aan offertes in de app, dan zet je die module uit. Ook de offerte met akkoordlink kun je later erbij zetten.

Wat je zelf in de hand houdt

Automatiseren betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Kantoor bepaalt wanneer een bon goedgekeurd is, en pas daarna gaat er een factuur uit. Rechten per rol zorgen dat een monteur wel kan invullen, maar niet in de facturen kan.

Ook de gegevens blijven van jou. Ze zijn altijd te exporteren, en na opzeggen kun je nog 90 dagen inloggen om ze op te halen. Zo blijft automatisering iets wat je kunt stoppen zonder je administratie kwijt te zijn.