UBL export voor je boekhouding

UBL is een bestandsformaat voor facturen. Het is geen plaatje en geen PDF, maar een bestand met de gegevens van de factuur: wie, wat, hoeveel en wanneer. Een boekhoudpakket leest dat in en maakt er zelf een boeking van.

Het voordeel is dat niemand de factuur meer hoeft over te typen. Het bedrag, de datum en het factuurnummer komen precies over zoals ze in de factuur staan.

Veel mensen zoeken naar een UBL export voor hun boekhouding omdat ze tegen hetzelfde aanlopen: een factuur maken is één ding, maar hem in het boekhoudpakket krijgen is een tweede ronde werk. UBL haalt die tweede ronde weg, zolang je pakket het kan inlezen.

De naam staat voor Universal Business Language. Je hoeft er verder niets van te weten: het gaat erom dat het formaat een standaard is die pakketten herkennen. Daarom kan één export naar verschillende systemen, zonder dat je per pakket iets hoeft in te stellen.

De meeste bedrijven sturen facturen aan het einde van de maand aan de boekhouder. Dat is een stapel PDF's, die hij met de hand verwerkt. Met een UBL-export heeft hij per factuur een bestand dat zijn pakket kan lezen.

• Per factuur een UBL-bestand
• Lijsten als CSV, bijvoorbeeld voor je eigen administratie
• Doorlopende factuurnummers, zodat er niets ontbreekt

De factuur komt uit de goedgekeurde werkbon, zie factuur maken uit werkbon.

Zo ligt de verantwoordelijkheid duidelijk: BedrijfsStack levert de facturen goed en volledig aan, en de boekhouder verwerkt ze in zijn eigen systeem. Je hoeft niet twee systemen aan elkaar te knopen.

Meer weten over hoe de factuur zelf ontstaat, en waarom je geen bonnen meer overtypt? Lees werkbon digitaal.

Je boekhouder hoeft daardoor niet meer op je te wachten met een stapel bonnen, en jij hoeft niet aan het einde van de maand nog alles te controleren.

BedrijfsStack heeft geen directe koppeling met Exact, Moneybird, AFAS of andere pakketten. Er loopt dus niets automatisch van BedrijfsStack naar je boekhouding. Je exporteert en je boekhouder of jij leest het bestand in.

Voor de meeste bedrijven is dat genoeg, omdat elk pakket UBL kan inlezen. Weet je niet zeker of het jouwe dat kan, vraag het dan aan je boekhouder voordat je begint.

Het is dus geen koppeling die vanzelf synchroniseert, maar een export die je bewust doet. Dat is een bewuste keuze: je houdt zelf de controle over wat er in je boekhouding komt en wanneer.

De tabel laat zien waar de winst zit: in de stappen die nu met de hand gebeuren. De laatste rij is bewust eerlijk, omdat een koppeling die er niet is ook niet beloofd wordt.

Een boekhouder die per maand een stapel PDF's krijgt, moet elke factuur openen en overnemen. Krijgt hij UBL-bestanden, dan leest zijn pakket ze in en hoeft hij alleen te controleren. Dat is prettiger voor hem, en het scheelt kans op typefouten.

Zit je nu in een andere situatie, bijvoorbeeld met een spreadsheet waar alles in staat, dan helpt de CSV-export. Die is bedoeld voor lijsten die je zelf wilt bekijken of doorgeven. Kijk ook naar het alternatief voor Excel als je van die spreadsheet af wilt.

Wat je boekhouder precies nodig heeft, is per kantoor verschillend. Vraag het daarom vooraf, en laat hem een testfactuur inlezen als je twijfelt.

Je gegevens zijn van je bedrijf en altijd te exporteren. De gegevens van elk bedrijf staan strikt gescheiden en de servers staan in Europa, in Ierland. Het is AVG-proof ingericht. Zeg je BedrijfsStack op, dan kun je nog 90 dagen inloggen om alles te exporteren.

Wil je weten hoe het zit met openstaande facturen? Lees over automatische betalingsherinneringen.

De prijs is €59 per maand excl. btw voor maximaal 5 medewerkers, zonder opzetkosten en maandelijks opzegbaar. Je probeert het 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan.