Werkbon app voor installatiebedrijven

Bij een storing telt wat de monteur ter plaatse doet: wat is er gevonden, welk materiaal is verbruikt, hoeveel uur is het geworden. Die gegevens staan meestal op papier, in een appje of in het hoofd van de monteur. Op kantoor wordt het later uitgezocht.

In BedrijfsStack vult de monteur een werkbon op de telefoon in, met foto's van de situatie voor en na. De klant tekent op het scherm. Werkbonnen installateur, storingsbon, onderhoudsbon: het is dezelfde bon, ingericht op wat jij wilt vastleggen.

Zoek je software voor installatiebedrijven, dan kom je pakketten tegen die voor een grote organisatie zijn gebouwd. Voor een bedrijf met een handvol monteurs is dat te zwaar. De monteur wil weinig invullen en jij wilt niets kwijtraken. BedrijfsStack gaat uit van één bon per klus, met alleen de velden die jij aanzet.

Onderhoudsrondes en storingen hebben verschillende gegevens nodig. Bij onderhoud wil je vooral zien wat er is nagekeken en vervangen. Bij een storing wil je weten wat de oorzaak was en wat er is gemonteerd.

• Uren en materiaal per bon, plus foto's van wat je aantrof
• Handtekening van de klant op de telefoon van de monteur
• Getekende bon direct op kantoor, terug te vinden op klus, monteur of datum
• Velden en werksoorten stel je per bedrijf in, dus je bon lijkt op jouw werk

Bij een storing

De vraag is wat er stuk was en wat er is vervangen. Materiaal en uren vormen de basis van de factuur, de foto's laten zien wat de monteur aantrof.

Bij onderhoud

Hier draait het om wat er is nagelopen en bijgeplaatst. Het is dezelfde bon met andere velden, ingesteld per werksoort.

Voor een grotere ingreep, zoals een vervanging, stuur je eerst een offerte met een link waarmee de klant akkoord geeft. Zie offerte online akkoord.

De bon wordt goedgekeurd en daaruit maak je de factuur. Uren, materiaal en tarief komen mee, de nummering loopt door en je krijgt een PDF. Zo blijft er geen stapel bonnen liggen die aan het eind van de maand nog gefactureerd moet worden.

Meer over dat proces staat bij factuur maken uit werkbon. Wie niet betaalt, krijgt een automatische betalingsherinnering.

Zo ziet je week eruit met en zonder:

Installateurs werken vaak op plekken zonder goed bereik. Een bon die dan niet opent is een bon die op papier eindigt. BedrijfsStack bewaart de bon op de telefoon en verstuurt hem zodra er weer verbinding is. Lees hoe dat werkt bij werkbon app zonder bereik.

Storingen komen tussendoor. In het weekoverzicht sleep je een klus naar een andere monteur of dag, en hij ziet het direct op zijn telefoon. Je ziet ook wie vol zit, zodat je de nieuwe storing niet blind ergens neerzet. Zie planning monteurs.

Een monteur die 's ochtends al weet waar hij heen moet, hoeft niet eerst te bellen. Bij onderhoudsrondes kijk je een week vooruit, bij storingen per dag.

Facturen exporteer je als UBL of CSV. Elk boekhoudpakket leest UBL in, dus je boekhouder krijgt wat hij nodig heeft, zie UBL export voor je boekhouding. Je gegevens blijven van jou en staan op servers in Europa. Elk bedrijf is strikt gescheiden van andere bedrijven.

Er zijn rechten per rol: monteur, beheerder en hoofdbeheerder. Modules en werkbonvelden zet je per bedrijf aan of uit.

BedrijfsStack heeft geen directe koppeling met een boekhoudpakket, je importeert het UBL-bestand. Er is geen GPS-tracking van je monteurs, geen loonadministratie en geen belastingaangifte. Het is een webapp in de browser die je op het beginscherm zet, geen app uit de App Store. Het maakt ook geen installatieschema's of tekeningen.

Peter zet met je klanten en machines de eerste import op. Vraag je proefaccount aan.