Werkbon Excel: wanneer stap je over?

Bijna elk bedrijf begint met een werkbon Word sjabloon of een Excel-bestand. Het is bekend, gratis en aan te passen. Je zet je logo erboven, een paar vakken eronder en je print het uit. Wie zoekt op werkbon maken in Excel of werkbon sjabloon, vindt genoeg voorbeelden. Wat er op hoort te staan lees je bij wat staat er op een werkbon.

Excel is genoeg als de situatie klein en overzichtelijk is.

• Je werkt alleen of met één of twee mensen.
• Je maakt een paar bonnen per week.
• Je factureert zelf en typt dat over zonder dat het pijn doet.
• Je hebt weinig materiaal of machines om bij te houden.

In dat geval kost een app je meer dan hij oplevert. Begin gerust met een sjabloon en kijk pas verder als het gaat wringen.

Het probleem met Excel is niet dat het niet werkt, maar dat het meegroeit met wat je ermee doet. Meerdere versies van het bestand, een monteur die een oude kopie gebruikt, een bon die in de bus blijft liggen, en gegevens die je toch nog moet overtypen in de factuur. Elke werkbon is een los bestand of een losse regel, en terugvinden wordt zoeken.

Ook het uitprinten en laten tekenen op papier blijft, en een klant die een vervolgvraag heeft, krijgt een foto van een bon in plaats van een bon in het systeem. Je haalt dus wel de handschrift-fouten weg, maar niet het overtypen en niet het achter bonnen aanlopen. Een echte stap naar een digitale werkbon haalt beide weg.

De kop van de tabel zegt "Op papier", maar de kolom geldt evengoed voor Excel en Word: ook daar blijft de bon een los stuk dat iemand moet overnemen. Meer over de app: werkbonnen app.

Je hoeft je Excel niet weg te gooien. Klanten en machines importeer je uit Excel of CSV, dus die lijsten neem je mee. Zo begin je niet met een lege app. Daarna maak je vanaf een vaste dag nieuwe bonnen in de app en laat je het sjabloon los.

De factuur die eruit komt, exporteer je als UBL of CSV voor je boekhouding, zie UBL export.

Een app maakt slordig invullen niet vanzelf netjes: als een monteur "werk gedaan" invult, staat er ook "werk gedaan". BedrijfsStack heeft geen directe koppeling met boekhoudpakketten, geen GPS-tracking en geen loonadministratie. Wat het kost: €59 per maand excl. btw incl. 5 medewerkers, maandelijks opzegbaar. Vraag je proefaccount aan.

Twijfel je tussen Excel en een app? Beantwoord dan eerst deze vragen.

• Komen er wekelijks bonnen te laat of helemaal niet terug?
• Typ je gegevens van de bon over in de factuur?
• Ben je vaak langer dan een minuut kwijt aan het zoeken naar een oude bon?
• Werken mensen met verschillende versies van het sjabloon?

Herken je het probleem bij twee of meer vragen, dan begint Excel je geld te kosten. Bij nul of één is er geen reden om te wisselen, en dat is een prima uitkomst.

Word sjabloon of Excel: wat past waar?

Een Word sjabloon leest fijner als document voor de klant, maar kent geen berekeningen. Excel telt uren en materiaal op, maar ziet er minder netjes uit als bon. Veel bedrijven eindigen met beide: een Word-bon voor buiten en een Excel-lijst op kantoor, met overtypen ertussen.

Dat overtypen is precies waar een werkbon app iets aan doet. Voor de branches waar dat het meest speelt kun je kijken naar software voor bouw en renovatie.