Planning voor monteurs en buitendienst

In veel kleine bedrijven zit de planning in een agenda, een whiteboard of gewoon in het hoofd van één persoon. Verandert er iets, dan bel je drie mensen. De monteur hoort het onderweg, of niet. Een klant belt en niemand weet meer wie waar zit.

Een planningsprogramma voor de buitendienst hoeft niet groot te zijn. Het moet vooral laten zien wat er ligt en dat de monteur het ook ziet.

Wie het zo doet, plant vooral op gevoel. Dat werkt bij twee monteurs, maar niet meer bij vijf. Dan is een gedeeld overzicht geen luxe, maar de enige manier om iedereen hetzelfde te laten zien.

Het gevolg zie je overal: een monteur die niet weet dat de klus is verzet, een klant die op de verkeerde dag wordt verwacht, of twee klussen die tegelijk bij dezelfde persoon terechtkomen. Dat kost geen groot geld per keer, maar het kost wel vertrouwen, bij klanten en bij je eigen mensen.

De werkplanning zie je per dag of per week. Een klus plaats je door hem te slepen naar de juiste dag en monteur. Verandert er iets, dan sleep je hem opnieuw.

• Overzicht per dag of per week
• Klussen slepen naar een andere dag of monteur
• Direct zichtbaar wie vol zit en wie ruimte heeft

Zo weet je bij een nieuwe aanvraag meteen wie nog ruimte heeft, zonder te bellen.

Het overzicht is bedoeld om snel te lezen. Je opent de week, ziet welke dagen vol zijn en waar nog ruimte is. Dat is precies de vraag die je krijgt als een klant belt en vraagt of je volgende week kunt komen.

Omdat je ziet wie vol zit, kun je een spoedklus ook eerlijk beoordelen. Past hij erbij, of moet iets anders opschuiven? Dat beslis je zelf, met het overzicht voor je.

Zodra je plant, ziet de monteur de klus op zijn telefoon. Hij ziet het adres, de tijd en wat er moet gebeuren. Er hoeft niemand een lijstje te appen of te bellen.

Bij de klus hoort de werkbon. Die vult hij op de plek in, zie werkbonnen app. Heeft hij geen bereik, dan wordt de bon bewaard, zie werkbon app zonder bereik.

Verandert de planning, dan verandert hij voor de monteur mee. Hij hoeft niet te vragen of er iets is gewijzigd, want wat hij ziet is wat er staat.

Voor de monteur betekent het rust: hij begint de dag met een duidelijk beeld van waar hij heen moet. Voor kantoor betekent het minder telefoontjes van monteurs die willen weten waar ze moeten zijn.

Grote planningssoftware is gemaakt voor bedrijven met een planningsafdeling. Een klein installatie-, bouw- of hoveniersbedrijf heeft dat niet. Daar plant de eigenaar of de kantoormedewerker tussen de bedrijven door, en het overzicht moet dus snel en duidelijk zijn.

Daarom is de planning in BedrijfsStack een weekoverzicht met slepen, en verder niet meer. Modules staan per bedrijf aan of uit, dus je ziet alleen wat je gebruikt. Hoe dat past bij jouw branche lees je bij software voor installatiebedrijven of bij software voor hoveniers.

Voorbeeld met aannames: je hebt vier monteurs en vijf klussen die deze week nog niet gepland zijn. In een weekoverzicht zie je dat twee monteurs dinsdag vol zitten en één monteur woensdag vrij is. Je sleept een klus naar woensdag en de monteur ziet hem meteen.

Je bespaart niet per se tijd op de klus zelf. Je voorkomt dat een klus tussen wal en schip valt, en dat twee mensen op dezelfde dag hetzelfde denken te moeten doen.

BedrijfsStack plant niet voor je. Je bepaalt zelf wie wat doet. Er is ook geen routeoptimalisatie en geen GPS-tracking: je ziet wie waarvoor is ingepland, niet waar hij op dat moment rijdt.

Een klus begint meestal met een geaccepteerde offerte. Wil je het gebruiken? Vraag je proefaccount aan.

Wat het wel doet, is het overzicht geven dat je nodig hebt om zelf goed te plannen. Dat blijft menselijk werk: jij kent je monteurs, je klanten en je klussen.