Wat staat er op een werkbon?

Een werkbon is het bewijs van wat er bij een klant is gedaan: wie, waar, wanneer, wat en hoeveel. Het is de brug tussen het werk buiten en de factuur op kantoor. Mensen zoeken ook op werkbon opstellen, werkbon voorbeeld of werkbon maken. Het idee is steeds hetzelfde.

Hoe je die bon op de telefoon invult, staat in werkbonnen app.

Een goede werkbon is kort genoeg om op locatie in te vullen en volledig genoeg om er later een factuur van te maken. Daartussen zit de keuze welke velden je echt nodig hebt.

Een bruikbare werkbon bevat in elk geval dit:

• Klant: naam, en waar van toepassing contactpersoon.
• Adres: de plek waar het werk is uitgevoerd.
• Datum: wanneer het is gedaan.
• Monteur: wie het heeft gedaan.
• Werkzaamheden: wat er is gedaan, in gewone taal.
• Uren: hoeveel tijd het heeft gekost.
• Materiaal: wat er is gebruikt.
• Foto's: voor en na, of van bijzonderheden.
• Handtekening: van de klant, na het zien van de bon.

Werk je met machines, zoals in grondverzet en loonwerk, dan hoort er meer op de bon. Denk aan het type machine, de draaiuren, de brandstof en de gereden kilometers. Zonder die gegevens factureer je een deel van je werk niet. In BedrijfsStack staan machines, draaiuren, brandstof en kilometers op de werkbon en op de factuur. Voor die branche lees je meer bij software voor grondverzet en loonwerk.

De meest gemaakte fout is geen tikfout maar een leeg veld. Geen adres, geen datum, of een omschrijving als "werk gedaan". Kantoor moet dan bellen om het aan te vullen, en dat kost meer tijd dan het invullen in de bus.

Een digitale bon helpt op twee manieren: velden zijn er altijd, en je zet per bedrijf aan welke velden je nodig hebt en welke niet. Zo blijft de bon kort waar dat kan en volledig waar het moet.

Deze checklist past bij elke branche die op locatie werkt en achteraf factureert. Voor installatie kan er een systeem of toestel bij, in de bouw een onderdeel van het project, bij hoveniers de tuin of het perceel. Zie voor je branche software voor installatiebedrijven.

Wat er niet hoort: prijzen die de klant niet hoeft te zien, en bedragen die je pas op de factuur bepaalt, en zaken die in een offerte thuishoren. Voor afspraken vooraf gebruik je een offerte, zie offerte online akkoord.

Je kunt deze checklist in een sjabloon zetten of in een app. In de app hoef je niets over te typen, de klant tekent op het scherm en de bon staat direct op kantoor. Wat het kost en hoe je begint, staat in het proefaccount. Wat er niet in zit: geen GPS-tracking en geen loonadministratie.

Een concreet voorbeeld, zonder echte gegevens. Een installateur wordt gebeld voor een storing bij een klant. Op de bon staat: klantnaam en adres, datum van vandaag, de naam van de monteur, de omschrijving ("thermostaat vervangen en installatie gecontroleerd"), twee uur werk, het gebruikte materiaal en een foto van het geplaatste onderdeel. De klant tekent voor akkoord.

Met deze gegevens kan kantoor zonder terugbellen een factuur maken. Dat is de maatstaf voor een goede werkbon: kan iemand die er niet bij was, de factuur maken?

Tips voor een werkbon die kantoor kan gebruiken

• Schrijf werkzaamheden in gewone taal, niet in afkortingen die alleen de monteur kent.
• Zet materiaal er per stuk op, met aantal, niet als "diverse".
• Noteer uren op de bon zelf, niet achteraf uit je hoofd.
• Neem foto's van situaties die later vragen kunnen oproepen, zoals bijzonderheden bij het werk.
• Laat meerwerk apart op de bon staan, zodat het niet verdwijnt in de rest.

Een digitale bon helpt hierbij omdat je het invult op het moment zelf. Meer over uren en materiaal vastleggen vind je bij uren en materiaal registreren.