Digitale werkbon: van papier naar telefoon

Een digitale werkbon is de werkbon als scherm in plaats van als blaadje. Dezelfde gegevens staan erop: klant, adres, werkzaamheden, uren, materiaal. Het verschil is dat ze meteen bij je administratie terechtkomen en dat niemand ze nog hoeft over te nemen.

Je hoeft er niets voor te installeren uit een winkel. BedrijfsStack draait in de browser van de telefoon en staat daarna op het beginscherm, zoals een gewone app. Een overzicht van de app zelf vind je bij werkbonnen app.

De werkwijze blijft herkenbaar. Wat verandert is wat er na de klus gebeurt.

Bijna elk bedrijf met papieren werkbonnen kent het. Een bon komt een week later binnen, of niet. Iemand moet bellen om te vragen hoeveel uur het was en welk materiaal er is gebruikt. Intussen kan de factuur niet weg, en een factuur die later gaat, wordt later betaald.

Bij een digitale werkbon is het moment van tekenen ook het moment dat kantoor de bon heeft. Je hoeft niet meer achter een bon aan. De volgende stap is dan gewoon een factuur maken uit de werkbon.

Begin klein en laat het niet van de ene op de andere dag alles veranderen.

• Importeer je klanten en machines uit Excel of CSV, zodat je ze niet opnieuw hoeft in te typen.
• Zet alleen de werkbonvelden aan die jij echt gebruikt. Andere velden zet je uit.
• Geef monteurs de rol monteur, en kantoor de rol beheerder of hoofdbeheerder.
• Laat één of twee monteurs eerst beginnen en breid daarna uit.

Wat er op de bon hoort, staat in wat staat er op een werkbon.

Een digitale werkbon past bij bedrijven waar meerdere mensen op locatie werken en waar de bon later een factuur wordt: installatie, bouw en renovatie, hoveniers, grondverzet en loonwerk, schilders en afbouw, en onderhoud en service.

Heb je bijna nooit bonnen nodig, bijvoorbeeld omdat je alleen werkt met vaste prijzen per klus zonder uren, dan is digitaal minder de moeite. In een tussenvorm zoals Excel kun je ook prima beginnen, zie werkbon Excel alternatief.

BedrijfsStack is een webapp en geen App Store-app. Het doet geen GPS-tracking, geen loonadministratie en geen belastingaangifte. Koppelen met een boekhoudpakket gaat via export: UBL per factuur of CSV. Een directe koppeling met een specifiek pakket is er niet. Kosten: €59 per maand excl. btw, inclusief 5 medewerkers. Vraag je proefaccount aan.

Een digitale werkbon levert meer op dan alleen minder papier. Kantoor krijgt een compleet en doorzoekbaar overzicht van al het uitgevoerde werk. Wil je weten wat er vorig jaar bij een klant is gedaan, dan zoek je op klus, monteur of datum in plaats van in een archiefkast.

Voor machines en materiaal geldt hetzelfde. Draaiuren, brandstof en kilometers staan op de bon en komen op de factuur terecht, zodat ze niet halverwege de maand uit het zicht raken.

Veelgemaakte fouten bij het digitaliseren

De meeste bedrijven struikelen niet over de techniek, maar over de invoering. Een paar dingen die je kunt voorkomen:

• Te veel velden aanzetten. Een lange bon wordt op locatie niet ingevuld. Houd het bij wat je echt nodig hebt.
• Alles tegelijk willen. Kies één team of één type klus om mee te beginnen.
• Kantoor en buitendienst niet vooraf laten afspreken wie de bon goedkeurt.

Wie deze drie afspraken vooraf maakt, heeft de meeste kans dat het na een maand gewoon de manier van werken is.