Werkbonnen app voor vakbedrijven die buiten werken

Een werkbonnen app is software waarmee je de werkbon niet meer op papier maakt, maar op de telefoon. De monteur of vakman legt vast wat hij bij de klant heeft gedaan. Op kantoor ligt daarna een complete bon, zonder dat iemand hem hoeft over te typen.

Mensen zoeken hier ook op als werkbon app, app voor werkbonnen of werkbonnen software. Het gaat steeds om hetzelfde: de bon volgt het werk, niet andersom. Wil je de stap van papier naar scherm eerst rustig doorlopen, lees dan werkbon digitaal maken.

Een goede werkbonnen app doet niet meer dan nodig, maar wel de dingen waar het in de praktijk op vastloopt. Dit zit erin bij BedrijfsStack:

• Uren, materiaal en foto's invullen op de telefoon.
• Werken zonder bereik: de bon wordt bewaard op het toestel en gaat mee zodra er weer verbinding is.
• De klant tekent op het scherm van de telefoon.
• Machines, draaiuren, brandstof en kilometers op de bon en op de factuur.
• Getekende bonnen direct op kantoor, terug te vinden op klus, monteur en datum.
• Per bedrijf in te stellen welke werkbonvelden aan of uit staan.

Welke velden er precies op een bon horen, staat in wat er op een werkbon staat.

Het gaat zelden mis bij het werk zelf. Het gaat mis daarna. De bon ligt in de bus, ligt onder een stapel in de kantine of is nat geworden. Op vrijdagmiddag typt iemand op kantoor over wat de monteur heeft opgeschreven, en leest een 5 voor een 6. Uren blijven liggen omdat niemand meer weet hoe laat het was.

Met een werkbonnen app verandert dat op één punt: de gegevens worden één keer ingevoerd, op de plek waar het werk gebeurt. Wat de monteur invult, is wat op kantoor binnenkomt. Daarna kun je er zonder overtypen een factuur van maken, zie factuur maken uit werkbon.

BedrijfsStack is gemaakt voor MKB-bedrijven die op locatie werken en meerdere mensen buiten hebben lopen. Denk aan installatiebedrijven, aannemers en renovatie, hoveniers, grondverzet en loonwerk, schilders en afbouw, en onderhoud en service.

De app is ontstaan uit een app die voor een installatie- en grondverzetbedrijf in de Kop van Noord-Holland is gebouwd. Zij werken er dagelijks mee. Daarom zit er ruimte in voor machines, draaiuren en kilometers, iets wat veel algemene facturatiepakketten missen.

Werk je alleen en schrijf je vijf bonnen per maand, dan heb je waarschijnlijk minder aan software dan aan een goed sjabloon. Meer daarover in werkbon Excel alternatief.

Wil je zien hoe dit in de praktijk gaat? Lees de casestudy van Jimmink Kolhorn, een loon- en grondverzetbedrijf met 50 medewerkers die bonnen maken.

BedrijfsStack kost €59 per maand excl. btw, inclusief 5 medewerkers. Met eigen huisstijl is het €149 per maand, inclusief 10 medewerkers. Een extra medewerker kost €5 per maand. Je betaalt dus per bedrijf met een vaste basis, niet per gebruiker vanaf de eerste. Je zegt maandelijks op en er zijn geen opzetkosten.

Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Je probeert het 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan.

Eerlijk over de grenzen. BedrijfsStack is een webapp in de browser die je op het beginscherm van je iPhone of Android zet. Het is geen App Store-app. Er is geen GPS-tracking, geen loonadministratie en geen belastingaangifte.

Facturen kun je exporteren als UBL of CSV, en elk boekhoudpakket leest UBL in. Een directe koppeling met een boekhoudpakket is er niet. Hoe dat werkt, lees je bij UBL export voor je boekhouding.

De monteur opent de app op zijn telefoon en ziet de klus van vandaag. Bij de klant vult hij de werkbon in: hoeveel uur, welk materiaal, en foto's van het resultaat. Is er een machine gebruikt, dan komen draaiuren, brandstof en kilometers erbij. Aan het eind tekent de klant op het scherm.

Op kantoor ziet de planner de bon binnenkomen, zonder dat iemand iets hoeft in te leveren. Kantoor werkt daarnaast met de planning voor monteurs: je sleept een klus in het weekoverzicht en de monteur ziet adres, tijd en wat er moet gebeuren direct op zijn telefoon.

Rechten gaan per rol: een monteur ziet wat hij nodig heeft, een beheerder en de hoofdbeheerder regelen de rest.

Waar let je op bij het kiezen van een werkbon app?

Kijk niet alleen naar de lijst met functies, maar naar wat je monteur er om vijf uur 's middags mee doet. Is invullen snel genoeg? Werkt het in een kelder of op een akker? Weet je waar je gegevens staan en kun je ze meenemen als je stopt?

• De gegevens zijn van jouw bedrijf en altijd te exporteren.
• Gegevens van elk bedrijf zijn strikt gescheiden, de servers staan in Europa (Ierland) en het is AVG-proof ingericht.
• Na opzeggen kun je nog 90 dagen inloggen om te exporteren.