Factuur maken uit de werkbon

In veel bedrijven gaat een werkbon eerst op papier of in een app, daarna moet iemand op kantoor het overtypen in een factuur. Dat gebeurt aan het einde van de week, of aan het einde van de maand. Ondertussen ligt het geld bij je klant.

Het overtypen zelf is het probleem niet alleen. Elke keer dat je een uur, een aantal materialen of een machine met de hand overneemt, kan er iets misgaan. Een regel valt weg, een bedrag wordt anders getikt, een bon raakt kwijt. Makkelijk facturen maken begint dus bij niet meer opnieuw invoeren.

Voor een klein bedrijf komt daar een extra probleem bij: de persoon die het werk plant, is vaak ook degene die de facturen maakt, en die heeft daar 's avonds pas tijd voor. Wie dan nog eens alle bonnen moet ontcijferen, stelt het uit.

De monteur vult de werkbon op zijn telefoon in en de klant tekent. Op kantoor keur je de bon goed. Vanaf die goedgekeurde werkbon maak je de factuur. Wat op de bon stond, staat op de factuur.

• Uren en materiaal komen rechtstreeks van de werkbon
• Machines, draaiuren, brandstof en kilometers gaan mee als die op de bon staan
• Elke factuur krijgt het volgende nummer in de reeks
• Je krijgt een PDF die je naar de klant kunt sturen

Meer over wat er precies op een bon staat lees je bij wat staat er op een werkbon.

De werkbon is dus niet alleen een bewijs van wat er is gedaan, maar ook het uitgangspunt van de factuur. Dat is een andere manier van werken dan eerst een bon maken en daarna een factuur bouwen: je vult één keer in, en de rest volgt uit die invoer.

Een machinist werkt een dag bij een klant. Op de werkbon staan zijn uren, de draaiuren van de machine, de brandstof en een paar gereden kilometers. De klant tekent op het scherm. Op kantoor staat de bon direct klaar.

Vroeger was dit een bon in een cabine, een stapel op het dashboard en een middag typen. Nu keur je de bon goed en de factuur bevat dezelfde regels. Er valt niets meer weg omdat niemand het overtikt.

Een factuur moet netjes genummerd zijn. BedrijfsStack telt de nummers zelf door, zodat je geen gaten of dubbele nummers krijgt. Elke factuur is als PDF beschikbaar.

Wil je de facturen ook aan je boekhouder geven? Dat kan als UBL of CSV, zie UBL export voor je boekhouding. En als de klant niet betaalt, sturen automatische betalingsherinneringen een herinnering.

Factureren voor de buitendienst is lastig omdat het werk en de administratie op twee plekken gebeuren. De monteur zit op locatie, jij zit op kantoor. Alles wat daartussen ligt, zoals een bon in een bus of een appje met uren, is een plek waar iets kwijtraakt.

Door de factuur aan de goedgekeurde werkbon te hangen, blijft er één bron over. Vraagt een klant waarom het bedrag zo hoog is, dan open je de bon en laat je zien wat er is gedaan, wie het deed en op welke dag. Dat scheelt discussie en telefoontjes.

Met rechten per rol regel je wie wat mag doen: de monteur vult de bon in, en op kantoor beslis je wat er wordt goedgekeurd en gefactureerd.

BedrijfsStack is geen boekhoudpakket en heeft geen directe koppeling met Exact, Moneybird of AFAS. Je exporteert de facturen als UBL of CSV en leest ze in je eigen pakket in. Elk boekhoudpakket kan UBL inlezen.

Loonadministratie en belastingaangifte zitten er ook niet in. Het product doet één ding: van de werkbon naar een correcte factuur, zonder dat iemand de gegevens opnieuw invoert.

Je hebt geen aparte installatie nodig. BedrijfsStack draait in de browser op telefoon en computer. Klanten en machines importeer je uit Excel of CSV, zodat je niet met een leeg systeem begint. De prijs is €59 per maand excl. btw voor maximaal 5 medewerkers, zonder opzetkosten en maandelijks opzegbaar.

Je probeert het 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan.