Offerte online laten accepteren

Je stuurt een offerte per mail en dan begint het wachten. De klant zegt mondeling ja, maar er staat niets vast. Of hij antwoordt drie weken later, of niet. Je begint met werk zonder dat je het zwart op wit hebt.

Voor een klein bedrijf is dat lastig. Je wilt niet dwingen, maar je wilt ook weten waar je aan toe bent. Een offerte die op een duidelijk moment is geaccepteerd voorkomt discussie achteraf.

Er zit nog een tweede probleem in: als een offerte alleen in een mailbox staat, weet niemand anders in het bedrijf wat is toegezegd. De monteur die de klus krijgt, moet dan zelf uitzoeken wat er beloofd is. Dat gaat zelden goed.

Ook voor de klant is een link prettiger. Hij hoeft geen bijlage te openen, te printen en terug te sturen. Hij klikt, leest en geeft akkoord, op zijn telefoon of computer, wanneer het hem uitkomt.

Je maakt de offerte in BedrijfsStack en deelt een link met de klant. Via die link bekijkt de klant de offerte en geeft hij akkoord. Er hoeft niets te worden uitgeprint, getekend en teruggestuurd.

• De klant opent de offerte via een link
• De klant geeft online akkoord
• Jij ziet dat de offerte is geaccepteerd

Het geeft duidelijkheid voor beide kanten: de klant weet wat hij krijgt en jij weet wat je mag uitvoeren.

Je ziet of de klant akkoord heeft gegeven, en kunt gericht opvolgen als dat nog niet zo is.

Een geaccepteerde offerte is het begin van een klus. Die plan je in, zie planning monteurs. De monteur vult daarna een werkbon in en de klant tekent. Uit de goedgekeurde bon maak je de factuur, zie factuur maken uit werkbon.

Offerte, klus, werkbon en factuur staan in hetzelfde systeem. Je zoekt niet in vier plekken naar wat er met een klant is afgesproken.

Zo blijft de informatie bij de klus. De monteur die op locatie komt, ziet in de planning waar hij heen moet en wat er gedaan moet worden. Zie ook de werkbonnen app voor wat hij daar invult.

Een goede offerte is duidelijk over wat je doet en wat het kost. Voor buitendienstwerk zijn dat meestal drie dingen:

• Wat je gaat doen, in gewone woorden
• Wat het kost, met uren en materiaal zichtbaar
• Wat er niet bij zit, zodat er geen verrassing komt

Klanten importeer je uit Excel of CSV, zodat je niet elke naam en elk adres opnieuw hoeft in te tikken.

Schrijf de offerte alsof de klant hem over een half jaar nog eens leest. Wat toen duidelijk was, moet dan nog steeds duidelijk zijn. Dat is de beste bescherming tegen verwarring achteraf, ook als je zelf iets aanpast in de loop van het werk.

Een offerte maken moet geen halve dag kosten. Als je klanten en machines al in het systeem hebt staan, hoef je alleen nog te beschrijven wat je gaat doen en wat het kost. Dat scheelt tikwerk en dus fouten.

De offerte leeft daarna niet in een losse Word-file of Excel-sheet. Hij staat in hetzelfde systeem als de rest van je administratie. Wil je een oude manier van werken loslaten, kijk dan ook naar het alternatief voor Excel bij werkbonnen.

Wat je afspreekt, blijft daardoor terug te vinden. Bij een vraag van de klant of van je eigen medewerker zoek je één keer op één plek.

Online akkoord geven via een link is een praktische bevestiging van de klant. BedrijfsStack is geen juridisch dossier en geeft geen advies over de kracht van een akkoord. Heb je twijfel bij een groot contract, laat het dan door een jurist bekijken.

Ook maakt BedrijfsStack geen berekeningen voor je: je bepaalt zelf de prijs.

De prijs is €59 per maand excl. btw voor maximaal 5 medewerkers. Er zijn geen opzetkosten en je kunt maandelijks opzeggen. Je probeert het 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan.

Heb je vragen over hoe dit in jouw branche uitpakt, kijk dan bij software voor bouw en renovatie of in de veelgestelde vragen.