Werkbon app die zonder bereik werkt

Werk buiten gebeurt zelden waar het netwerk goed is. Een kelder, een kruipruimte, een nieuwbouwwijk zonder dekking of een perceel ver van de weg. Een app die bij elke handeling internet nodig heeft, laat je op precies die momenten in de steek.

Wat dan gebeurt is bekend: de monteur schrijft het op een papiertje en neemt het later over. Dan zijn we terug bij overtypen, en bij uren die wegvallen.

Voor de meeste bedrijven is dit geen uitzondering maar een terugkerend probleem. Wie op locatie werkt, weet dat het bereik wisselt van klant tot klant, en soms van kamer tot kamer.

Voor bedrijven in installatie, grondverzet of onderhoud is het bereik geen randgeval. Het bepaalt of je systeem in de praktijk bruikbaar is. Een app die alleen werkt als alles goed gaat, wordt na een week niet meer gebruikt.

Heeft de monteur geen bereik, dan kan hij de werkbon gewoon invullen. De bon wordt op zijn telefoon bewaard. Zodra er weer verbinding is, gaat hij mee naar kantoor.

• Uren, materiaal en foto's invullen zonder internet
• De klant tekent op het scherm van de telefoon
• De bon wacht op de telefoon tot er verbinding is
• Daarna staat de bon op kantoor, terug te vinden op klus, monteur en datum

De monteur hoeft niets te doen om dat te laten gebeuren.

Dat betekent dat de monteur zich niet hoeft aan te passen aan het netwerk. Hij werkt zoals altijd, en het systeem regelt de rest zodra het kan.

Ook foto's horen daarbij. De monteur kan foto's maken van het werk en die aan de bon toevoegen, zonder dat er eerst verbinding nodig is. Zo bewaart hij bewijs van de situatie op het moment zelf.

Een monteur werkt een middag in een kruipruimte onder een woning. Er is geen bereik. Hij vult uren, materiaal en foto's in, en de klant tekent op het scherm. Pas als hij weer buiten staat of thuis is, gaat de bon mee.

Voor kantoor maakt dat niet uit: de bon komt aan zodra de verbinding er is. Dan keur je hem goed en maak je de factuur, zie factuur maken uit werkbon.

Het verschil met papier is dat de gegevens al digitaal zijn. Er hoeft niets meer te worden overgetypt zodra de bon aankomt, dus de winst van de digitale werkbon blijft ook zonder bereik bestaan.

Voor kantoor verandert er iets kleins maar belangrijks: een bon die er nog niet is, is niet per se een bon die niet bestaat. Als een monteur op een plek zonder bereik werkt, kan het even duren voordat zijn bon binnenkomt. Dat is normaal.

Wil je zekerheid, spreek dan met je monteurs af dat ze aan het einde van de dag even kijken of alle bonnen zijn verstuurd. Dat kost een halve minuut en voorkomt dat je achter een bon aan moet bellen.

Voor het invullen zelf maakt bereik dus niet uit. Voor het factureren wacht je op de bon, en die komt binnen zodra de telefoon weer verbinding heeft. Zie ook uren en materiaal registreren voor wat de monteur invult.

BedrijfsStack is een webapp in de browser. Je zet hem op het beginscherm van een iPhone of Android, zodat hij voelt als een gewone app. Er is geen App Store-app om te installeren of te updaten.

Wat een werkbon precies bevat, lees je bij wat staat er op een werkbon. En hoe de klant tekent, staat bij werkbon handtekening.

Omdat het een webapp is, gelden dezelfde regels voor iedereen in je team: geen aparte versies, geen updates die je moet uitrollen, en geen verschil tussen iPhone en Android in wat er kan.

Zonder verbinding zie je op kantoor de bon nog niet. Hij komt pas aan als de telefoon weer verbinding heeft. Zorg dus dat monteurs de telefoon niet uitzetten en na een dag zonder bereik even verbinding zoeken. Beloftes over hoe snel dat gaat, doen we niet: dat hangt af van het netwerk.

Wil je het uitproberen? Vraag je proefaccount aan.

Twijfel je of dit past bij jouw werkplekken? Vraag het gerust in de veelgestelde vragen of leg het per mail aan ons voor.