Uren registreren voor de buitendienst

Een monteur komt terug van een klus, heeft drie klussen in zijn hoofd en één blaadje in zijn zak. De uren van maandag schrijft hij donderdag op, het materiaal weet hij ongeveer. Op kantoor wordt gefactureerd op basis van wat hij zich herinnert.

Vergeten uren zijn omzet die je niet factureert. Vergeten materiaal is kostprijs die je niet doorberekent. Je merkt het niet, want er staat niets waar je het mee vergelijkt.

Het probleem wordt groter naarmate je meer monteurs hebt. Elke monteur onthoudt het op zijn eigen manier, en elke bon ziet er anders uit. Op kantoor moet je dan raden wat er bedoeld wordt met een krabbel of een afkorting.

Op de werkbon op zijn telefoon staan de velden voor het werk dat hij net deed:

• Uren die hij op de klus werkte
• Materiaal dat hij gebruikte
• Foto's van het werk of van het probleem
• Bij machinewerk: machines, draaiuren, brandstof en kilometers

Hij doet dat op de plek van het werk, dus op het moment dat hij het nog weet. De klant tekent daarna op het scherm. Hoe dat gaat lees je bij werkbon handtekening.

Omdat de invoer op één plek en op één manier gebeurt, zien alle bonnen er hetzelfde uit. Dat maakt het controleren makkelijker, en het maakt vergelijken tussen klussen mogelijk.

Materiaal bijhouden op de werkbon betekent dat het materiaal bij de klus hoort waar het voor gebruikt is. Je hoeft niet meer te zoeken welke bon bij welke bestelling hoort. Wat de monteur invult, ziet kantoor bij de klus.

Alle velden staan per bedrijf aan of uit. Als jij geen kilometers of machines gebruikt, zie je ze ook niet. De werkbon blijft kort en de monteur vult alleen in wat voor jouw bedrijf telt.

Een getekende werkbon staat direct op kantoor. Je vindt hem terug op klus, monteur of datum. Vraagt een klant naar de uren van drie weken geleden, dan zoek je de bon op in plaats van te bellen naar de monteur.

Ook voor je eigen overzicht helpt dat. Je ziet per klus wat er echt aan uren en materiaal is besteed, en dat vergelijk je met wat je in de offerte had afgesproken.

Ook bij een vraag van de klant, of bij een klus die langer duurde dan gedacht, heb je iets in handen. Je ziet per bon wat er is ingevuld en kunt dat naast de afspraak leggen. Dat maakt een nagesprek zakelijk in plaats van een kwestie van herinnering tegen herinnering.

Zo krijgt urenregistratie voor monteurs een tweede functie naast het factureren: het is ook het geheugen van het bedrijf over wat er echt is gedaan.

De ingevulde uren en het materiaal zijn ook de basis van je factuur. Zodra de bon is goedgekeurd, maak je de factuur uit de bon, zie factuur maken uit werkbon. Wat er niet op de bon staat, factureer je dus ook niet per ongeluk te weinig omdat iemand het vergat over te nemen.

Voor bedrijven die veel kleine klussen doen, is dat het verschil tussen een factuur per klus en een factuur die nooit komt omdat het te veel moeite is. Als de gegevens er al staan, is factureren een kwestie van doorpakken.

De beste manier om uren niet te vergeten is om ze niet uit te stellen. Dat lukt alleen als invullen weinig moeite kost. Een werkbon op de telefoon staat binnen handbereik: aan het einde van de klus vult de monteur de uren in terwijl de klant nog naast hem staat.

Een paar gewoontes helpen daarbij:

• Vul de bon in voordat je van de klus vertrekt
• Maak foto's van het werk terwijl je er nog bent
• Laat de klant direct tekenen, zodat de bon ook echt af is

Een bon die af is, staat direct op kantoor. Dan hoef je niet meer te vragen of er nog uren zijn vergeten.

BedrijfsStack registreert uren per werkbon. Het is geen loonadministratie en geen systeem dat de locatie van je monteurs volgt. Er is geen GPS-tracking. Je ziet wat de monteur invult en wat de klant tekent, niet waar hij rijdt.

Wil je het gebruiken? Vraag je proefaccount aan.