Werkbon digitaal laten tekenen door de klant

De monteur vult de werkbon in: uren, materiaal en foto's. Daarna geeft hij de telefoon aan de klant, die met een vinger op het scherm tekent. Klaar. De bon is getekend en staat direct op kantoor. Je kunt hem terugvinden op klus, monteur of datum.

Wie een handtekening klant werkbon zoekt, wil meestal twee dingen: geen bonnen meer kwijt en geen discussie achteraf. Beide komen hier aan bod. Het geheel is onderdeel van de werkbonnen app.

Onenigheid over een factuur gaat bijna altijd over dezelfde dingen: hoeveel uur was het, wat is er gebruikt, is dit afgesproken? Als de klant op het moment zelf de bon ziet en tekent, wordt dat gesprek op de locatie gevoerd, niet drie weken later per mail.

• De klant ziet wat er is ingevuld voordat hij tekent.
• Foto's op de bon laten zien hoe het eruitzag.
• Wat later op de factuur staat, komt uit die getekende bon.

Dit is geen juridische garantie. Een handtekening op een bon maakt een discussie niet onmogelijk, maar wel een stuk beter te onderbouwen.

Gaat het om werk dat niet in de offerte stond, dan is de handtekening extra nuttig. Lees hoe je meerwerk op de werkbon vastlegt.

Op papier gaat het vaak fout op het moment van afronden. De klant is er niet, is aan de telefoon of moet weg. De monteur laat de bon achter of neemt hem mee zonder handtekening. Een week later vraagt de klant zich af wat hij precies heeft gekregen.

Met tekenen op het scherm hoef je geen papier achter te laten en niet terug te komen voor een krabbel. Is er geen bereik op de locatie, dan wordt de bon bewaard en gaat hij mee zodra er verbinding is, zie werkbon app zonder bereik.

De getekende bon is het vertrekpunt voor de factuur. Kantoor keurt de bon goed en maakt de factuur uit de gegevens erop, zonder overtypen. De uren, het materiaal en, waar relevant, machines, draaiuren, brandstof en kilometers gaan mee. Meer daarover in factuur maken uit werkbon.

Een digitale handtekening past bij elk bedrijf dat bij klanten thuis of op een bouwplaats werkt en achteraf factureert op basis van uren en materiaal: installatie, bouw en renovatie, hoveniers, schilders en afbouw, onderhoud en service, en grondverzet.

Niet elke klus vraagt om een handtekening. Bij een vaste prijs per klus zonder meerwerk is een bon met foto's soms genoeg. Welke velden je aanzet, bepaal je per bedrijf.

Het is een handtekening op het scherm van de telefoon, geen gekwalificeerde elektronische handtekening en geen juridisch bewijs. BedrijfsStack geeft geen garantie over hoe een rechter ernaar kijkt. Wil je daar zekerheid over, vraag het dan aan een jurist. Kosten en beschikbaarheid: €59 per maand excl. btw incl. 5 medewerkers, en je probeert 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan. Meer over de bon zelf: werkbon digitaal.

Sommige klanten aarzelen als je ze een telefoon voorhoudt. Dat verdwijnt meestal als je het zo brengt: dit is wat we hebben gedaan, kijk of het klopt, en teken dan hier. Het is dezelfde handeling als op papier, maar dan zonder dat je een doorslag hoeft te bewaren.

Laat de klant de uren en het materiaal rustig bekijken voordat hij tekent. Een klant die zich overvallen voelt, gaat achteraf alsnog twijfelen. Rust op dat moment scheelt een telefoontje later.

Wat je terugvindt na het tekenen

Na het tekenen is de bon afgerond en staat hij op kantoor. Je vindt hem terug per klus, per monteur en per datum. Als een klant een half jaar later vraagt hoe lang je monteur er was, hoef je niemand te bellen: je zoekt de bon op en je ziet uren, materiaal en foto's, plus de handtekening.

Dat maakt het gesprek zakelijk in plaats van gevoelig. Voor het opstellen van de bon zelf zie je de checklist met velden.