Betalingsherinnering automatisch versturen

Bij een klein bedrijf is de administratie iets wat tussen het werk door gebeurt. Een factuur gaat de deur uit en daarna kijkt niemand meer. Pas als het geld ontbreekt, ga je zoeken welke facturen nog openstaan.

Klanten die te laat betalen zijn vaak niet kwaadwillend. Ze vergeten het, de factuur zit ergens in een inbox of de betaling is blijven staan. Een tijdige herinnering lost het meeste daarvan op, maar alleen als hij er ook echt komt.

Voor een klein bedrijf is dat extra pijnlijk. Eén of twee grote openstaande facturen kunnen genoeg zijn om je week te bepalen, omdat je daar zelf voor moet voorschieten. Een vast proces dat herinnert, haalt daar de spanning uit.

BedrijfsStack verstuurt automatisch een betalingsherinnering als een factuur openstaat. Jij hoeft de lijst met openstaande facturen niet elke week zelf na te lopen.

• Facturen die betaald zijn krijgen geen herinnering
• Herinneringen horen bij de factuur waar ze over gaan
• Je houdt overzicht over wat er openstaat

De factuur zelf maak je uit de werkbon, zie factuur maken uit werkbon. Daarmee ligt de hele keten van klus naar betaling in één systeem.

Belangrijk is dat de factuur klopt en makkelijk te vinden is. Een klant die de factuur niet kan terugvinden, betaalt niet, ook al wil hij het wel. Elke factuur bestaat als PDF, dus je hebt altijd een net document om naar te verwijzen.

Zo blijft het proces overzichtelijk: je hoeft geen aparte lijst in Excel bij te houden met wie er nog moet betalen, omdat de status bij de factuur zelf staat.

Als je zelf moet herinneren, wordt het snel persoonlijk. Je belt een klant met wie je goed overweg kunt en het voelt ongemakkelijk. Een automatische herinnering is neutraal. Het is een standaardbericht dat bij het proces hoort, niet bij jouw relatie met de klant.

Dat maakt het makkelijker om consequent te zijn. Elke klant krijgt dezelfde behandeling en jij hebt er geen omkijken naar.

Daarnaast helpt het bij je eigen planning. Wie weet dat herinneringen vanzelf uitgaan, kijkt minder vaak met een knoop in zijn maag naar de bank. Je kunt je richten op het werk, en pakt alleen op wat na een herinnering nog openstaat.

Veel bedrijven merken dat een vaste, vriendelijke herinnering de cultuur bij klanten verandert: betalen hoort er gewoon bij. Dat is geen belofte over een percentage, het is een gewoonte die je opbouwt door consequent te zijn.

Een herinnering werkt beter als de factuur klopt. Als de klant weet wat er is gedaan, omdat hij de werkbon zelf heeft getekend, is er minder discussie over het bedrag. Zie werkbon handtekening.

Wat is afgesproken staat in de offerte waar de klant akkoord op gaf. Zo kun je bij een vraag terugvallen op wat er schriftelijk is vastgelegd.

Zo bouw je aan een dossier per klus: offerte, getekende bon, factuur en herinnering horen bij elkaar. Dat maakt een lastig gesprek over een openstaand bedrag een stuk eenvoudiger.

Een betalingsherinnering is een geheugensteun, geen dreigement. Houd de toon zakelijk en kort. De meeste klanten reageren daar goed op, omdat ze zelf ook weten dat ze iets hebben laten liggen.

• Betaal je eigen leveranciers ook op tijd, dan sta je sterker
• Spreek bij de offerte een betaaltermijn af en zet die op de factuur
• Bel bij een groot bedrag zelf, ook als er automatisch is herinnerd

Automatische herinneringen nemen het routinewerk over. Het persoonlijke gesprek bij een lastige klant blijft aan jou.

De automatische herinnering is een vriendelijke herinnering, geen incassotraject. BedrijfsStack geeft geen juridisch advies en handelt geen aanmaningen of incasso af. Loopt een factuur ver uit, dan pak je dat zelf op, of via je eigen adviseur of incassopartij.

Ook is er geen bankkoppeling die betalingen zelf afboekt.

Wil je strengere stappen, dan bepaal je die zelf buiten BedrijfsStack. Het systeem zorgt alleen dat de eerste herinnering niet vergeten wordt.

De prijs is €59 per maand excl. btw voor maximaal 5 medewerkers, zonder opzetkosten en maandelijks opzegbaar. Je probeert het 14 dagen gratis. Vraag je proefaccount aan.